http://habrahabr.ru/blogs/subconsciousness/56590/Что нужно знать организатору мастер-классов?
Поскольку сейчас стало модно быть организатором разного рода семинаров, конференций и мастер-классов, но для многих это занятие новое и организацией они занимаются впервые, чтобы уменьшить количество набитых шишек, я попросила организатора фото-фестиваля «Альтернативы» Алексея Попова поделиться опытом и написать для хабралюдей небольшое техническое руководство по организации и проведению мастер-классов (кому интересно, могут почитать и хабратопик о фестивале).
Здравствуйте, уважаемые хабрапользователи!
В этой статье не будет написано, как найти команду, придумать темы для мастер-классов и договориться с ведущими, где и за сколько арендовать помещении и технику, и где взять деньги на организаторскую часть – представим, что всё это у вас есть.
Эта статья — скорее обобщенный алгоритм по проведению мастер-классов, семинаров, открытых лекций и других подобных мероприятий, расчитанных на аудиторию от 30 до 300 человек.
Вполне возможно, что у каждого могут возникнуть свои собственные дополнения и уточнения к написанному, но основные моменты должны обобщать процесс подготовки и непосредственного проведения мероприятий.
Основные этапы организации:
Привлечение и оповещение аудитории
Изучение места
Составление списка необходимого
Предварительная подготовка места проведения
Проведение мероприятия
Сбор отзывов и анализ
Послесловие и подведение итогов
1. Привлечение и оповещение аудитории
Любой организатор несет двойную ответственность – во-первых, перед аудиторией за качество мероприятия, и, во-вторых, перед приглашенным лектором или ведущим мастер-класса за количество аудитории. Поскольку первая часть требует написания отдельной статьи, то затронем только вторую часть. Чтобы собрать аудиторию необходимы максимально-эффективные каналы коммуникации. Они должны полностью соответствовать интересам аудитории и легко доносить информацию. Это могут быть афиши, анонсы в целевых медиа, публикации в интернете и прочее. Но к выбору каналов и их использованию необходимо подходить очень ответственно, в частности, при использовании интернет ресурсов, необходимо уважать их правила и не делать анонсов там, где они будут лишними, хотя это же можно применить практически ко всему включая афиши или раздатку.
Не забывайте, что при этом Вы должны контролировать насколько хорошо распространяется Ваша информация – эти данные может дать предварительная регистрация. Замечу, что если Ваше мероприятие бесплатное, то такие данные не могут в точности отобразить количество людей, которые придут на мероприятие, а лишь дадут понимание того, насколько эффективно Вы действуете.
Не менее важным является правильное информирование о времени, месте и программе мероприятия. Не поленитесь нарисовать карту подъезда (в качестве альтернативы можно использовать сервисы онлайн-карт) и описать детально словами как добраться до места проведения, как будто описание адресовалось бы вашей бабушке, живущей в другом городе.
Оправьте письма всем зарегистрировавшимся и можете напомнить им в день мероприятия кратким письмом или звонком, что ждете их прихода.
2. Изучение места
Большинство организаторов не только выезжают на место проведения своего мероприятия за длительное время до мероприятия, но и пытаются получить максимально много полезной информации – площадь помещения, наличие освещения (окон и ламп), схема прохода внутри здания, расположение туалетов, где нужно и можно будет разместить указатели, где есть розеточные группы и их вольтаж. Будет ли нужна дополнительная аппаратура и есть ли она на месте или ее следует заказать отдельно.
Следует тщательно собрать (желательно, чтобы у вас уже было с собой что-то вроде небольшой анкеты) и проанализировать всю информацию о месте. Большим плюсом будет, если вы сможете посетить другое мероприятие, которое будет проходить перед вашим, чтобы осмотреться в обстановке близкой к «боевой». После чего, в соответствии с форматом мероприятия, следует продумать, как будет отформатировано пространство – где будет стоять выступающий, как будут располагаться участники, где разместить аппаратуру, баннеры и стойку регистрации, если они предусмотрены. После чего перейти к формированию списка необходимых средств.
3. Составление списка необходимого
Вот почти стандартный комплект оборудования, которое обычно требуется на мастер-класс:
ноутбук (проверить наличие CD/DVD, работу USB портов и работу с проектором);
проектор;
экран проектора;
микрофоны (по количеству одновременно выступающих и, при возможности, хотя бы один запасной). Большим плюсом будет, если микрофоны будут не только беспроводными, но и головными;
колонки и необходимые усилители;
шнуры питания и удлинители (с запасом);
Если до места проведения сложно дойти, сделайте необходимое число указателей (в идеале человек, подходя к одному указателю должен видеть следующий). Не забудьте взять скотч, кнопки, ножницы или канцелярские ножи.
Если вы хотите иметь данные сколько же точно людей пришло на мероприятие, подготовьте списки зарегистрированных и пустые листы для регистрации. Подготовьте расписание мероприятия, чтобы поместить его на заметном месте. Желательно приготовить пресс-релизы, на случай, если вашим мероприятием заинтересуются.
Предусмотрите возможность зарезервировать несколько сидячих мест для прессы, ведущих, важных гостей, организаторов (а также друзей, знакомых, родственников или тех людей, которые точно придут и вы не хотели бы, чтобы они стояли), для этого сделайте таблички с надписью «Зарезервировано» на сидения.
Не забудьте, что организаторы должны быть заметны и выделаться из всех пришедших – этого можно достичь футболками с надписями (или просто яркими в одном цвете) или бейджиками.
Следует также подумать о наличии воды и стаканчиков для выступающих (для каждого из них должна быть приготовлена новая бутылка воды).
Ну и если вы хотите оставить память для себя или пришедших возьмите фотоаппарат или видео-камеру (со штативом, двумя комплектами батарей и достаточным количеством памяти или кассет), а лучше пригласите людей, которые в этом профи.
Подготовьте легкую музыку для тех, кто пришел заранее. Например, мне нравится Coldplay.
4. Предварительная подготовка места проведения
Заблаговременно (в зависимости от формата мероприятия это слово может вмещать разные временные промежутки, но означать одно – главное, чтобы вы успели) перед мероприятием следует приехать на место и осмотреться – всё ли сейчас в том же состоянии, как вы описывали ранее и ничего ли внештатного или нового не образовалось?
Если всё «штатно», то следует по четкому алгоритму и распределенному ранее кругу задач – развесить афиши и указатели, подготовить помещение (обеспечить приток свежего воздуха, включить / выключить свет), подключить аппаратуру. Важно, чтобы вы имели достаточно времени починить или заменить любую деталь, на случай если не будут работать розетки или один из приборов выйдет из строя.
Все презентации также следует проверяться заранее. На этом оборудовании. Часто бывают случаи, когда у ведущего просто не отрылась презентации или видео-файл, поскольку не оказалось нужной программы или кодека.
Если же для проведения мероприятия вам нужен интернет, проверьте его работу в этом помещении и имейте не менее двух вариантов подключения.
Всегда следите за временем.
5. Проведение мероприятия
Этот момент можно считать выпускным экзаменом – ведь он явно покажет, насколько хорошо вы сделали все предыдущие пункты алгоритма.
При этом основная ваша задача – это провести пришедших до их мест и до начала основной части мероприятия обеспечить им комфорт и легкую фоновую музыку. А когда придет время, объявить о начале основной части, представиться, поблагодарить всех за их интерес к событию, сказать небольшое вступительное слово, в котором содержится краткие сведения о мероприятии (для тех, кто попал к вам просто случайно, а такие обязательно найдутся, даже если мероприятие закрытое и для избранных), объявить ведущего и его тему и наслаждаться действом.
Кроме того, вы должны поддерживать порядок среди пришедших и выполнять функцию информационно-справочной службы. Будьте внимательны и учтивы – каждый член вашей команды – это ее лицо.
После основной части ваша задача помочь участникам выйти, узнав некоторые их мнения. А также следует обеспечить прежний порядок в помещении и собрать аппаратуру. И не забудьте снять афиши и указатели – если вы уходите, другим они не понадобятся. Чем лучше вы отнесетесь к помещению, тем более вероятно, что вам не откажут в проведении в нем нового мероприятия.
6. Сбор отзывов и анализ
Постарайтесь получить отзывы аудитории, которые укажут на ваши ошибки – это поможет вам делать мероприятия качественней. Для отзывов можно предусмотреть книгу отзывов, отрывные части на пригласительных (в этом случае желательно обеспечить участников средствами для письма), устные отзывы после мероприятия (этот пункт можно внести в программу как «открытый диалог с организаторами» или попросить об этом непосредственно во время мероприятия). Кроме того можно попросить участников просто написать письма по электронной почте.
Помните, отзывы могут быть как позитивными, так и негативными, при этом последние гораздо более ценны и воспринимайте критику с благодарностью, ведь человек тратит время, указывая вам ошибку, которую в дальнейшем вы обязательно исправите.
Проанализируйте все отзывы и выделите основные ошибки. Также следует отдельное внимание уделить советам, идеям и рекомендациям от участников – многие из них станут находками для вас и вашей деятельности.
7. Послесловие и подведение итогов
Зачастую мероприятие не заканчивается его проведением
Следует помнить, что от недели до месяца после его проведения в информационном поле будут появляться заметки, публикации и отзывы о нем. Поэтому вам придется заниматься мониторингом СМИ и интернета, а также реагировать на каждое высказывание – либо благодарственно, либо стараясь сгладить негативные отзывы (а будут и такие).
Кроме того, если у вас будет возможность, то обязательно выложите итоги мероприятия, материалы и презентации ведущих, фотографии или видео о событии.
P.S.
Надеюсь, что написанное будет полезным начинающим организаторам, а более опытные смогут дополнить всё, что я мог упустить в комментариях.
Удачи и новых проектов!
Вход
Регистрация
FAQ
